¿Te quita demasiado tiempo el correo electrónico? Entonces te pueden servir estos tips

Aunque el correo electrónico es una herramienta profesional y digital muy valiosa, también tiene el potencial de ser una gran fuente de pérdida de tiempo

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  • En promedio, una persona pasa más de 600 horas al año revisando su correo electrónico

  • Hasta hace unos años, la mayor parte de los emails que se recibían eran importantes, pero ahora se tiene más basura

  • Toma hasta 64 segundos promedio dejar de prestar atención a estos mensajes y recuperar la concentración

Como una evolución de su contraparte análoga, el correo electrónico ha trascendido su rol como simple forma de enviar textos y mensajes. Hoy en día, se utiliza como uno de los factores cruciales para desarrollar negocios en línea. Asimismo, se pueden utilizar para el intercambio de información y archivos. También son útiles como un canal de estrategias de marketing. Incluso, con las herramientas necesarias, podría usarse para detectar infidelidades.

Pero el correo electrónico también es uno de los factores más importantes en la pérdida de tiempo hoy en día. Sanebox apunta que menos de la mitad de los emails que reciben las personas de hecho vale la pena. A pesar de eso, según Forbes las personas pasan 2.5 horas diarias revisando y checando sus bandejas de entrada cada día. ¿Cómo se puede establecer una mejor relación con esta herramienta? El Harvard Business Review tiene seis buenas ideas:

Ser más transparente en las firmas de correo electrónicos

Todos los individuos que utilicen su email para fines profesionales debería tener una firma pre-diseñada con sus datos de contacto. Pero además de teléfono, nombre y posición, también se debería incluir información adicional sobre horas de trabajo y cuánto tiempo podría pasar para recibir una respuesta. De esa forma, se manejan las expectativas de todas las personas que quieran establecer comunicación y reducir el enorme número de mensajes de seguimiento.

Usar auto-respuestas con mayor frecuencia

Ocasionalmente, todos los profesionales tendrán proyectos grandes por días, incluso semanas, que les requieran una mayor concentración. En este sentido, el correo electrónico debería poder esperar para hacer tiempo para estas tareas. Las respuestas automáticas pueden ayudar a las personas a dar a entender que no están disponibles para prestar atención a los mensajes. Además de informarles cuándo podrían esperar una respuesta a su email.

Añadir instrucciones sobre el funcionamiento de correo electrónico corporativo

Muchas empresas aún usan esta herramienta para conducir negocios. Si bien esta herramienta es útil para cerrar acuerdos, también es importante manejar las expectativas de los clientes en otros canales. Se debe explicar cuánto tiempo tarda en mandar una respuesta, así como el tipo de información que se debe enviar en cada solicitud. De esta forma, se puede reducir la fricción en el funnel de ventas y de hecho optimizar todo el proceso para marcas y clientes.

Eliminar sin miedo emails que se salgan de la norma

No todo correo electrónico es útil. Así que se pueden poner reglas y filtros automáticos que aseguren que una mayor fracción de los mensajes en la bandeja de entrada valen la pena la inversión de tiempo. Por ejemplo, para comunicación interna, podría ponerse como requisito poner el nombre del área y la persona que manda la información. Si no se cumplen con estas condiciones, se puede borrar el mensaje sin más, para fomentar buenos hábitos de negocio.

Determinar parámetros de comunicación por correo electrónico

Tiene sentido que los profesionales no quieran revisar o tengan tiempo para checar su email todo el tiempo, todos los días, para cualquier proyecto. Al iniciar cada nueva iniciativa, es preferible establecer con el equipo en qué días y horas se puede estar en contacto por este canal. De esta forma, también se podrán realizar sesiones de comunicación más efectivas. Además, tampoco hará daño que se concentre el trabajo en sesiones cortas y específicas.

Poner pautas de comunicación con el ejemplo

Responder un correo electrónico a cualquier hora del día, en fines de semana o en el momento que se reciben pone un precedente para el resto del equipo. Por el contrario, si únicamente se reciben respuestas a una hora determinada o en días determinados, se pone también un ejemplo tácito para el resto de las personas. En este sentido, se pueden programar algunos correos y mensajes para salir más tarde, para así poder moldear estos tiempos poco a poco.